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Ein Empfehlungsschreiben kann entscheidend für den beruflichen Werdegang oder die akademische Laufbahn einer Person sein. Es dient nicht nur als Nachweis für Fähigkeiten und Kompetenzen, sondern auch als persönliche Bestätigung durch einen Dritten. Eine gelungene Empfehlung vermittelt Vertrauen, unterstreicht Stärken und hebt spezifische Erlebnisse oder Erfolge hervor, die das Potenzial des Empfängers verdeutlichen. Doch wie formuliert man ein solches Schreiben? Worauf müssen Sie achten? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf es bei der Erstellung eines überzeugenden Empfehlungsschreibens ankommt.
Was ist ein Empfehlungsschreiben und wofür ist es wichtig?
Ein Empfehlungsschreiben wird in der Regel von einer dritten Person verfasst, meist von einem Vorgesetzten, einem Kunden oder einem Mentor. In diesem Dokument wird positiv über die Leistungen des Arbeitnehmers berichtet. Dabei stehen nicht nur die fachlichen Kompetenzen im Vordergrund, sondern auch die individuellen Leistungen und Beiträge zur Teamdynamik.
Glaubwürdigkeit
Als Arbeitgeber wissen Sie, dass ein Empfehlungsschreiben von einer angesehenen Persönlichkeit oder Institution den Bewerbungen Ihrer Mitarbeiter zusätzliches Gewicht verleiht. Es fungiert als externes Zeugnis, das die im Lebenslauf oder Bewerbungsschreiben aufgeführten Erfahrungen und Qualifikationen untermauert.
Persönliche Einblicke
Im Gegensatz zu Lebensläufen und Bewerbungen, die meist auf Fakten und Zahlen basieren, bietet ein Empfehlungsschreiben tiefere Einblicke in die Arbeitsweise, Motivation und charakterlichen Eigenschaften des Bewerbers. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um individuelle Stärken und Erfolge hervorzuheben, die in den formalen Bewerbungsunterlagen möglicherweise nicht zur Geltung kommen.
Wettbewerbsvorteil
In einem überfüllten Bewerbungsmarkt kann ein überzeugendes Empfehlungsschreiben den entscheidenden Unterschied ausmachen. Indem Sie den Bewerber von anderen Kandidaten abheben, hinterlassen Sie bei den Entscheidungsträgern einen bleibenden Eindruck und unterstützen aktiv den Karriereweg Ihres Mitarbeiters.
Fokus auf relevante Fähigkeiten
Gehen Sie gezielt auf Fähigkeiten und Erfahrungen ein, die für die angestrebte Position oder das Studium wichtig sind. Zeigen Sie auf, wie der Bewerber in der Vergangenheit erfolgreich gearbeitet hat und warum er für die jeweilige Gelegenheit besonders geeignet ist.
Vertrauen und Vernetzung
Ein solches Schreiben vermittelt Vertrauen, da es von Ihnen als Arbeitgeber stammt – jemandem, der den Bewerber gut kennt und in einem professionellen Kontext mit ihm zusammengearbeitet hat.
Inhalte eines überzeugenden Empfehlungsschreibens
Um die Qualifikationen Ihres Mitarbeiters bestmöglich darzustellen, sollten Sie bestimmte Elemente in Ihr Schreiben aufnehmen.
Verfassen Sie das Empfehlungsschreiben in der Ich-Form und berücksichtigen Sie sowohl sachliche als auch emotionale Aspekte. Vermeiden Sie den Eindruck, dass das Schreiben eine lästige Pflicht ist. Sehen Sie es vielmehr als wertvolle Gelegenheit, Ihren Mitarbeiter den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten.
Ein zentraler Bestandteil ist die Beschreibung der Tätigkeiten. Hier sollten Sie die bisherigen Aufgaben und die erfolgreiche Zusammenarbeit klar darstellen. Konzentrieren Sie sich auf Fakten, die für die gewünschte Stelle relevant sind, und vermeiden Sie eine blosse Aufzählung von Fortbildungen oder Kompetenzen.
Ebenso bedeutsam sind die Soft Skills, die das Wesen und den Charakter des Bewerbers widerspiegeln. Geben Sie persönliche Einschätzungen zu den charakterlichen Eigenschaften, um ein umfassendes Bild Ihres Mitarbeiters zu vermitteln. Ihr Empfehlungsschreiben kann entscheidend dazu beitragen, dass Ihr Mitarbeiter die Chance erhält, die er verdient.
So strukturieren Sie das Empfehlungsschreiben
Es ist nicht gesetzlich festgelegt, wie ein Empfehlungsschreiben aussehen soll, sodass Sie als Verfasser völlig frei sind. Allerdings gibt es einen grundlegenden Aufbau, welcher sich in der Vergangenheit durchsetzen konnte und der es deutlich vereinfacht, den Inhalt gut strukturiert aufzuzeigen.
Die Absenderangaben:
- Name, Funktion, Zugehörigkeit zu einer Institution oder Firma
- Adresse sowie Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
Empfängerangaben:
- Name und Position des Ansprechpartners (falls bekannt)
- Name der Institution oder des Unternehmens
- Datum des Schreibens
Einleitung:
- Eine kurze Vorstellung des Empfehlungsgebers sowie eine Beschreibung der Beziehung zum Bewerber (z.B. in welchem Kontext der Empfehlungsgeber den Bewerber kennt).
- Ein klarer Hinweis darauf, für welche Position oder welches Programm der Bewerber empfohlen wird.
Hauptteil:
- Bewertung der Fähigkeiten: Detaillierte Beschreibung der relevanten Fertigkeiten und Eigenschaften des Bewerbers, die ihn für die angestrebte Stelle oder das Studium qualifizieren.
- Beispiele und Anekdoten: Konkrete Erlebnisse oder Projekte, die die genannten Fähigkeiten untermauern, wie besondere Erfolge oder Herausforderungen, die der Bewerber bewältigt hat.
- Persönliche Eigenschaften: Erläuterung von Soft Skills wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Problemlösungskompetenz und Führungsqualitäten.
Schlussfolgerung:
- Zusammenfassende Einschätzung der Eignung des Bewerbers.
- Eine eindeutige Empfehlung: Der Empfehlungsgeber sollte klar zum Ausdruck bringen, dass er den Bewerber für die angestrebte Position oder das Programm unterstützt.
Kontaktinformationen:
- Ein Angebot, bei Nachfragen zur Verfügung zu stehen, um die Glaubwürdigkeit der Empfehlung zu erhöhen.
Unterschrift:
- Handschriftliche Unterschrift (bei physischen Dokumenten) oder eine digitale Unterschrift, um dem Schreiben eine persönliche Note zu verleihen.
Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke
Durch ein Empfehlungsschreiben lassen Sie nicht nur Ihren Mitarbeiter in einem positiven Licht dastehen. Es reflektiert auch Ihre Qualitäten als Arbeitgeber und Ihr Engagement für die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie die Stärken und Erfolge des Arbeitnehmers hervorheben, zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, Talente zu fördern und ihnen die Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung zu bieten.
Ein gut formuliertes Empfehlungsschreiben signalisiert potenziellen neuen Mitarbeitern, dass Ihr Unternehmen eine wertschätzende und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Es vermittelt den Eindruck, dass Sie als Führungskraft die Leistungen Ihrer Mitarbeiter aktiv anerkennen und fördern, was die Arbeitgebermarke stärkt und das Vertrauen in Ihre Organisation erhöht.
Zudem kann ein solches Schreiben bei externen Partnern und Kunden den Eindruck erwecken, dass Ihr Unternehmen auf kompetente und engagierte Mitarbeiter setzt, die zur Qualität und zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
