Talent-Pools aufbauen und nutzen

Viele Menschen, die im Recruiting arbeiten, kennen das Problem: Sie führen ein Vorstellungsgespräch mit einer Person, die sich zum Beispiel per Initiativbewerbung gemeldet hat, und sind von deren Kompetenzen überzeugt. Gleichzeitig müssen sie jedoch feststellen, dass sie – zumindest zum aktuellen Zeitpunkt – keine Stelle frei haben, auf die der Bewerber passen könnte. 

Andererseits möchten sie nur ungern auf dessen Kompetenzen verzichten. Die passende Lösung kann in diesem Fall ein Talent-Pool sein. Wenn Sie sich diesen aufbauen, haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf die potenziellen Mitarbeiter, die am besten zu Ihnen passen (und die Sie bereits kennengelernt haben) als Erstes zu kontaktieren. 

In diesem Artikel erfahren Sie, was einen Talentpool von einem Kandidatenpool unterscheidet, welche Vorteile Ihnen ein entsprechendes Verzeichnis bietet und wie Sie sich in wenigen Schritten einen Talent Pool aufbauen können. 

Was ist ein Talent Pool und wie unterscheidet er sich vom Kandidaten-Pool?

Sowohl bei einem Talent Pool als auch bei einem Kandidaten Pool handelt es sich um eine Datenbank, in der unter anderem Bewerber und Mitarbeiter aufgenommen werden. Wichtig ist es, an dieser Stelle zu erwähnen, dass nicht jeder, der sich irgendwann einmal in Ihrem Unternehmen beworben hat, hier aufgenommen wird. Vielmehr sollten Sie nur die Personen im Talent Pool vermerken, mit denen Sie in Kontakt bleiben möchten, weil Sie sich vorstellen können, irgendwann mit ihnen zusammenzuarbeiten beziehungsweise sie einzustellen. 

Unter anderem kann es sich hierbei um Menschen handeln, die…:

• Sie im Rahmen einer Initiativbewerbung kontaktiert haben
• hinter einem anderen Bewerber knapp Platz 2 belegt haben
• in der Vergangenheit als Praktikant bei Ihnen tätig waren und mit denen Sie in Kontakt bleiben möchten.

Es gibt keine bestimmte Vorgabe, wie ein Talent Pool geführt werden sollte. Wenn Sie möchten, können Sie ihn sogar von Hand führen oder die entsprechenden Daten in eine Excel Tabelle eingeben. Genau das kann jedoch mitunter mühsam sein. Mittlerweile gibt es einige einschlägige Tools, die die entsprechenden Daten abfragen und innerhalb weniger Augenblicke wieder bereitstellen.

Wichtig ist es natürlich auch, die Auflistungen beziehungsweise Datenbanken aktuell zu halten. Personen, die nicht mehr infrage kommen, weil sie zum Beispiel umgezogen sind, sollten gelöscht werden. Auf diese Weise bleibt Ihr Talent Pool immer up-to-date. 

Im Alltag werden die beiden Begriffe „Talent Pool“ und „Kandidaten Pool“ oft synonym verwendet. Per Definition handelt es sich bei einem Talent-Pool jedoch um eine Auflistung von Bewerbern und eigenen Mitarbeitern, während in einem Kandidaten Pool nur Bewerber aufgeführt werden, die (noch) nicht für das Unternehmen arbeiten. So lohnt sich ein Blick in den Talent Pool unter anderen auch dann, wenn es darum geht, zum Beispiel eine Stelle intern neu zu besetzen beziehungsweise den Aufgabenbereich eines Mitarbeiters zu erweitern. 

So profitiert Ihre Firma von einem Talent Pool

Unternehmen können auf unterschiedliche Weise von der Einrichtung eines Talent-Pools profitieren. Wer es schafft, immer wieder aufs Neue korrekt einzuschätzen, welche Talente beziehungsweise Kandidaten gut passen und die dazugehörigen Daten aktuell hält, geniesst verschiedene Vorteile. 

Die folgenden Argumente sind besonders überzeugend, wenn es darum geht, sich gegebenenfalls für die Einrichtung eines Kandidaten- oder Talentpools zu entscheiden. 

1. Aufgrund der Tatsache, dass die jeweiligen Vorstellungsgespräche bereits geführt wurden und viele Daten vorliegen, nimmt die Suche nach dem passenden Bewerber weniger Zeit in Anspruch. Die Verantwortlichen können sich auf eine Art „Grundstock“ verlassen.
2. Aus Punkt 1 ergibt sich unweigerlich eine merkliche Kostenersparnis. Denn: Wer weniger Zeit investieren muss, investiert meist auch weniger Geld. Und genau das kann sich positiv auf das Unternehmensergebnis auswirken. 
3. Bei der Einrichtung eines Talent Pools werden alle relevanten Daten zu Bewerbern und Mitarbeitern an einer Stelle gespeichert. Das bedeutet, dass es – gerade unter der Verwendung einschlägiger Tools – möglich ist, sie besonders komfortabel abzurufen. 
4. In einen Kandidaten Pool aufgenommen zu werden, unterstreicht eine besondere Form der Wertschätzung. Eine Absage kann oft etwas desillusionierend wirken. Wer als „Entschädigung“ in den Kandidaten-Pool eines Unternehmens aufgenommen wird, weiss, dass er immer noch Chancen hat, irgendwann in dem betreffenden Unternehmen zu arbeiten. 
5. Zu guter Letzt hilft ein Talent Pool auch dabei, mit interessanten Menschen – unter anderem mit Fachkräften – in Kontakt zu bleiben. Basierend auf einem entsprechenden Austausch können meist beide Seiten von der Aufnahme der Kontaktdaten profitieren. 

Talent Pools einfach aufbauen in wenigen Schritten

Sie haben sich noch nie mit dem Thema „Talent Pool“ auseinandergesetzt, möchten sich in naher Zukunft aber ein entsprechendes Verzeichnis aufbauen? Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, nach und nach vorzugehen, um am Ende eine praktische Übersicht über Bewerber und interne Kandidaten zu erhalten. 

Schritt Nr. 1: Eine klare Richtlinie schaffen

Grundsätzlich sollten Sie sich überlegen, wen Sie alles in Ihrem Talent Pool aufnehmen möchten und welche Erwartungen die jeweilige Person erfüllen muss. Soll der Bewerber zum Beispiel ganz bestimmte Fähigkeiten mitbringen? Oder soll er in der Vergangenheit möglichst viele Erfahrungen gesammelt haben? Vielleicht spielt auch der Faktor „Unternehmenskultur“ eine wichtige Rolle? Legen Sie Ihre individuellen Richtlinien ganz einfach selbst fest. 

Schritt Nr. 2: Suchen Sie nach geeigneten Talenten

Es gibt verschiedene Optionen, wenn es darum geht, aktiv auf potenzielle neue Mitarbeiter zuzugehen. Typische Anlaufstellen sind unter anderem:

• Messen
• Empfehlungen
• Hochschulen. 

Und natürlich dürften Sie auch im Rahmen des klassischen Bewerbungsprozesses über eine Stellenanzeige auf viele Bewerber stossen, die es definitiv wert sind, in Ihren Talent Pool aufgenommen zu werden. 

Schritt Nr. 3: Bringen Sie Ordnung in Ihren Talent-Pools

Bei einem Talent Pool handelt es sich um weitaus mehr als nur um eine Zusammenstellung von Adressen und anderen Kontaktdaten. Überlegen Sie sich am besten frühzeitig, nach welchen Kriterien Sie Ihren Talentpool aufbauen möchten. Besonders bewährt haben sich Kategorien, wie „Position“, „Abschluss“ und „Qualifikation“. 

Schritt Nr. 4: Halten Sie den Kontakt zu vielversprechenden Bewerbern aufrecht

Nachdem Sie einen Bewerber in Ihren Talent-Pool aufgenommen haben, sollte der Kontakt nicht abreissen. Wer in einem kontinuierlichen Austausch bleibt, kann die Verbindung optimal stärken… und vielleicht sogar die Basis für eine spätere, langfristige Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung schaffen.