Ihr Recruiting war erfolgreich und Ihre neue Fachkraft beginnt zum nächsten Monatsersten mit ihrer Arbeit? Dann sollten Sie spätestens jetzt mit dem Onboarding-Prozess für Ihren neuen Mitarbeitenden beginnen. Denn mit der Vertragsunterschrift alleine erhalten Sie noch keine Garantie für eine langfristige Bindung dieser an Ihr Unternehmen. Gerade die Gen Z hat wenig Probleme mit einem schnellen Arbeitgeberwechsel, sollte die angenommene Stelle doch nicht ihren Vorstellungen entsprechen. Und auch Ihre Belegschaft sollte wissen, wer wann und für welchen Aufgabenbereich eingestellt wird.

Ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter gliedert sich in verschiedene Phasen. Denn sie verlangt mehr als eine solide Vorbereitung und ein kurzes Willkommen am ersten Arbeitstag. Abhängig von Art und Grösse Ihres Unternehmens ist weit darüber hinaus eine wochen-, gar monatelange Betreuung empfehlenswert. Bei uns erfahren Sie, wie sich das Onboarding neuer Mitarbeiter effizient gestalten lässt, welche Onboarding-Phasen es gibt und was Sie im Einzelnen beachten sollten. Denn nur als attraktiver Arbeitgeber können Sie auch langfristig auf die Loyalität neuer Fachkräfte vertrauen.

Der Onboarding-Prozess

Beginnen wir die Definition von Onboarding mit einer ungefähren Übersetzung des Begriffes aus dem Personalmanagement. Sie „holen“ Ihre neuen Mitarbeiter „an Bord“ – erleichtern Ihnen also die fachliche Einarbeitung und soziale Integration. Konkret unterfallen dem Onboarding alle Massnahmen, die zu einem gelungenen Start und damit einer frühen Unternehmensbindung neuer Mitarbeitenden beitragen.

Die Einführung in den künftigen Arbeitsbereich beinhaltet nicht nur relevante Faktoren zur reibungslosen Ausübung des Jobprofils. Auch Mitarbeiterkontakte und Kenntnisse zu anderen Unternehmensbereichen und Unternehmenswerten gehören zum Umfang eines effektiven Onboarding-Prozesses. Für eine erleichterte Planung sollten Sie dabei schrittweise vorgehen. Dies ist auch deshalb sinnvoll, weil verschiedene Onboarding-Phasen jeweils auf die neuen Mitarbeitenden zugeschnittene Elemente enthalten. Die Dauer eines Onboarding-Prozesses lässt sich daher pauschal nicht vorhersagen. Doch er beginnt immer schon lange vor der Arbeitsaufnahme der neuen Mitarbeitenden. Und ist erst beendet, wenn diese vollständig in den Betrieb integriert sind. Bevor wir uns detailliert den einzelnen Onboarding-Phasen zuwenden, beantworten wir noch einige Fragen, die Sie sich möglicherweise stellen.

Weshalb wird Onboarding eine solch grosse Bedeutung zugemessen?

Sicher – Sie können auch einfach warten, bis sich Ihre neue Fachkraft erforderliche Kenntnisse zu Tätigkeit und Unternehmen selbst aneignet. Jedoch ist das Unternehmens-Onboarding viel zeitsparender als die persönliche Einarbeitung. Sie werden auch mit Loyalität belohnt, mit Motivation und guter Leistung. Denn als attraktiver Arbeitgeber schaffen Sie eine feste Vertrauensbasis und wichtige Identifikationsmöglichkeit. Und vermeiden die Gefahren schneller Kündigungen oder geringer Produktivität.

Wo liegt der Unterschied zwischen Onboarding und Einarbeitung?

Oftmals werden diese beiden Begriffe synonym verwendet. Gemäss der Onboarding-Definition ist die Einarbeitung jedoch nur ein Teil des umfangreichen Onboarding-Prozesses. Sie umfasst ausschliesslich fachbezogene, nicht jedoch soziale und unternehmensspezifische Aspekte.

• Wie wird das Onboarding neuer Mitarbeiter aufgeteilt? Grob können Sie drei Onboarding-Phasen unterscheiden:
• Vorbereitungszeit: Vertragsunterzeichnung bis Arbeitsantritt
• Orientierungsstufe: erster Arbeitstag bis Beendigung der Probezeit
• Unternehmensintegration: erster Arbeitstag bis gegebenenfalls weit über die Probezeit hinaus

Inhaltlich lässt sich ein Onboarding-Prozess in die vier „C“ unterteilen:

1. Compliance: Beachtung und Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Richtlinien
2. Clarification: Vermittlung der Erwartungen an die konkrete Jobposition  
3. Culture: Unterweisung in formelle und informelle Betriebsregularien
4. Connection: Unterstützung beim Aufbau eines privaten und beruflichen Netzwerks

Ein erfolgreicher Integrationsprozess endet, wenn Ihr Mitarbeiter fachlich eingearbeitet, sozial eingegliedert und mit der Unternehmenskultur vertraut ist.

Bestandteile eines erfolgreichen Onboarding-Programms

Wenden wir uns nun den einzelnen Onboarding-Phasen genauer zu. Beachten Sie unsere Tipps, wird Ihr Onboarding mit Sicherheit zu einem vollen Erfolg.

Phase 1: Entscheidung zur Stellenausschreibung

Beginnen Sie Ihren Onboarding-Prozess bereits mit der Entscheidung für eine Stellenausschreibung. Welche Geschäftsbereiche sind zu priorisieren, welche anfangs irrelevant für die erforderliche Tätigkeit? Überlegen Sie sich auch Häufigkeit und Länge Ihrer Feedbackgespräche. Erstellen Sie ein Gerüst für das Onboarding, das Sie nach Ihrer Entscheidung für eine neue Fachkraft weiter individualisieren.

Phase 2: Nach der Vertragsunterzeichnung

Bleiben Sie nach der Vertragsunterzeichnung in regelmässigem Kontakt und lassen Sie Ihrem neuen Mitarbeitenden möglichst viele Informationen bereits vorab zukommen. Diese können Sie per E-Mail oder in Textform versenden. Die Gen Z allerdings erwartet mehr. Versenden Sie doch Download-Links zu speziellen Onboarding-Softwares! So kann Ihre neue Fachkraft einen virtuellen Gebäuderundgang unternehmen und sich von Mitarbeitern per Video willkommen heissen lassen. Liefern Sie auch Hinweise zu Dresscodes, Arbeitsabläufen und unternehmensrelevanten Normen.

Phase 3: Eine Woche vor Arbeitsantritt

Ist der Arbeitsplatz komplett ausgestattet und funktionieren sämtliche Geräte reibungslos? Denken Sie an eine E-Mail-Adresse, eigene Telefondurchwahl, IT-Zugriffsrechte und Lizenzen. Vielleicht benötigt Ihr Mitarbeiter auch Schlüssel oder Codierungskarten. Ändern sich Verantwortlichkeiten, kommunizieren Sie offen mit der betroffenen Belegschaft. Auch das Organisieren eines Willkommensgeschenkes zählt zum erfolgreichen Onboarding neuer Mitarbeiter.

Phase 4: Erster Arbeitstag

Seien Sie persönlich zur Begrüssung vor Ort. Übergeben Sie Ihr Präsent und ermöglichen Sie ein Kennlerntreffen unter Kollegen beim gemeinsamen Mittagessen. Erläutern Sie während des persönlich durchgeführten Gebäuderundgangs Ihre Unternehmensstrategie und -philosophie. Und erstellen Sie gemeinsam eine Zielvereinbarung für die kommenden Wochen.

Phase 5: Erste Woche

Weisen Sie Ihrer Fachkraft erste Aufgaben zu und ermöglichen Sie ihr eine Teilnahme an möglichst vielen Meetings. Etablieren Sie eine fixe Zeit für wöchentliche Feedbackgespräche. Bestimmen Sie zur Beantwortung jederzeitiger Fragen einen langjährigen Mitarbeiter. Er kann seinen neuen Kollegen über Interna wie Urlaubsregelungen oder auch Abkürzungsverzeichnisse informieren. Bei der zeitgleichen Einstellung mehrerer neuer Mitarbeiter lohnen Schulungen und Einführungsseminare.

Phase 6: Probezeit

In den folgenden Wochen soll sich der neue Mitarbeiter in Ihrem Betrieb immer mehr wie zu Hause fühlen. Organisieren Sie Events zur Stärkung des Zusammengehörigkeitsgefühls und bieten Sie Jobrotationen für einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag.

Phase 7: Nach der Probezeit

Optimalerweise haben Sie den Onboarding-Prozess mit Ablauf der Probezeit beendet. Sprechen Sie in Ihren Feedbackrunden über Entwicklungsmöglichkeiten – und erkundigen Sie sich nach subjektiven Eindrücken ehrliche Antworten helfen Ihnen, künftige Onboardings für neue Mitarbeiter effizienter zu gestalten. Und Fachkräfte so über Jahre an Ihr Unternehmen zu binden.