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Desk Sharing erfreut sich mittlerweile einer besonderen Beliebtheit. Was früher noch als Trend aus den USA galt, ist nun auch hier angekommen. Und sicherlich hat letztendlich die Corona Pandemie dafür gesorgt, dass der Arbeitsalltag vieler Menschen flexibler geworden ist.
Vielleicht hätte sich Desk Sharing hierzulande überhaupt nicht erst in dieser Form entwickelt, wenn der ein oder andere Lockdown nicht dafür gesorgt hätte, dass sich Mitarbeiter ins Home Office verabschieden müssen.
Denn: Während der Pandemie wurde einmal mehr deutlich, wie gross die Flächen sind, die ungenutzt bleiben, wenn Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten.
Aber was versteht man eigentlich unter Desk Sharing und welche Vorteile bietet es, Arbeitsplätze auf diese Art zu teilen? Die folgenden Abschnitte beantworten diese Frage und liefern Ihnen gleichzeitig wertvolle Tipps, die Ihnen dabei helfen können, Ihr Desk Sharing Konzept entweder noch weiter zu optimieren oder grundlegend neu aufzubauen.
Was versteht man unter Desk Sharing und wie läuft es ab?
„Desk Sharing“ bedeutet so viel wie „Tisch teilen“. Arbeitsplätze, die diesem Konzept unterliegen, sind immer flexibel. Ihre Arbeitnehmer haben hier die Möglichkeit, sich die vorhandenen Tische zu teilen und ihre Arbeitsumgebung dementsprechend zu wechseln. Charakteristisch ist, dass keines ihrer Teammitglieder einen festen Arbeitsplatz hat, wenn Sie sich für die Desk Sharing Variante in ihrer klassischen Form entscheiden.
Hieraus ergibt sich selbstverständlich ein hohes Mass an Flexibilität. Vor allem diejenigen, die im Team arbeiten und sich immer wieder zu neuen Gruppen zusammenfinden müssen, müssen keine aufwendigen Meetings oder Ähnliches planen. Vielmehr reicht es aus, sich innerhalb der Büroräume auf die Suche nach einem freien Tisch zu begeben.
Aufgrund der typischen Faktoren, die bei modernem Desk Sharing eine wichtige Rolle spielen, kombinieren viele Unternehmen diese Option mit dem klassischen Home Office.
Das sind die Vor- und Nachteile von flexiblen Arbeitsplätzen
Modernes Desk Sharing ist mit vielen Vorteilen verbunden, die nicht nur junge Unternehmen schätzen. Auch zahlreiche Firmen, die bereits länger am Markt sind, und bisher immer auf die klassische Büroumgebung gesetzt haben, gehen mittlerweile immer öfter dazu über, die Vorzüge von Desk Sharing zu nutzen.
Aber wie können Verantwortliche eigentlich genau profitieren, wenn Sie Desk Sharing anbieten (und dieses vielleicht sogar mit der Home-Office-Option kombinieren)?
- Eine effektivere Raumnutzung und weniger Mietkosten
Diejenigen, die im Büroalltag Miete sparen möchten, können gut beraten sein, auf Desk Sharing zu setzen. Sind weniger Mitarbeiter vor Ort, ist es immerhin möglich, kleinere Büros zu nutzen – und hierbei an Miete einzusparen. Dieser Aspekt dürfte sich auch auf die Nebenkosten auswirken. Wie viele Mitarbeiter vor Ort sein sollten und ob sich diese Option überhaupt lohnt beziehungsweise, ob es realistisch ist, einen Teil der Belegschaft ins Home Office zu schicken, muss natürlich jedes Unternehmen selbst entscheiden.
- Eine Grundbasis für mehr Kreativität
Regelmässige Bewegungspausen, wie sie im klassischen Desk Sharing an der Tagesordnung sind, können dabei oft dabei helfen, mehr kreative Ideen zu entwickeln. Diese Erfahrung dürften bereits viele Mitarbeiter gemacht haben, die es gewohnt sind, sich (zum Beispiel in Meeting-Pausen) die Beine zu vertreten. Der klassische Tagesablauf im Desk Sharing Büro ist generell ein wenig „aktiver“ und regt dementsprechend dazu an, neue Gedanken zu fassen.
- Ein besserer Austausch
Wenn Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz haben, werden die Gruppen, die sich an den jeweiligen Arbeitsinseln einfinden, unweigerlich „durchgewürfelt“. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer aus unterschiedlichen Abteilungen beisammensitzen können. Hieraus ergibt sich oft eine bessere Kommunikation und deine ideale Grundlage für abteilungsübergreifende Entscheidungen.
Hiervon dürfte letztendlich auch der Teamgeist profitieren.
Sicherlich wäre es ein wenig naiv, anzunehmen, dass das Desk-Sharing ausschliesslich mit Vorteilen verbunden wäre. Vielmehr gibt es durchaus einige Herausforderungen, die bewältigt werden müssen, damit es möglich ist, das Maximum aus dieser Art des Arbeitens herauszuholen.
Zu den Nachteilen dieser Arbeitsumgebung können die folgenden Faktoren gehören:
- Das Problem, sich nicht mit seinem Arbeitsumfeld identifizieren zu können
Wer keinen eigenen Arbeitsplatz hat, kann sich seine Umgebung nicht nach seinen Bedürfnissen einrichten. Dementsprechend fehlt das „Das ist MEIN Platz!“-Gefühl. Hinzu kommt, dass jeder Aufgabenbereich mit individuellen Anforderungen verbunden ist. Diejenigen, die bei ihrer Arbeit zum Beispiel auf einen Scanner angewiesen sind, könnten an manchen Tischen somit nicht die Ausstattung vorfinden, die sie brauchen.
- Konflikte innerhalb des Teams
Nicht jeder, der in einem Team mit Kollegen arbeitet, versteht sich gut mit selbigen. Gleichzeitig gilt es, beim Desk Sharing, dort zu arbeiten, wo gerade Platz ist. Und genau dieser Umstand trägt das Potenzial in sich, Konflikte innerhalb des Teams noch weiter zu verschärfen.
- Teilweise höhere Ausstattungskosten
Um Zwangspausen vorzubeugen, ist es ratsam, jeden Arbeitsplatz so auszustatten, dass jeder Mitarbeiter hier tätig werden kann. Dieses Vorhaben kann zu einem nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor werden. Hinzu kommt: Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Chance bieten möchten, sich bestimmte Arbeitsplätze zu reservieren, müssen ebenfalls im Vorfeld in die hierzu nötigen Tools investieren.
Die 5 besten Tipps, damit Ihr Desk-Sharing-Konzept funktioniert!
- Wenn Sie ein Desk Sharing Konzept umsetzen möchten, kommen Sie am Thema „Digitalisierung“ nicht vorbei. Egal, ob Ihre Mitarbeiter an einem bestimmten Arbeitsplatz sitzen oder von zuhause aus arbeiten: Es braucht eine zentrale Plattform, über die es möglich ist, sich auszutauschen, Zwischenstände zu kontrollieren und Informationen einzuholen.
- Nutzen Sie ein modernes Tool, um die Arbeitsplätze, die Sie Ihren Mitarbeitern vor Ort zur Verfügung stellen, zu verwalten.
- Beugen Sie Diskussionen vor, indem Sie jeden Arbeitsplatz gleich ausstatten.
- Richten Sie für Ihre Mitarbeiter einen Bereich ein, in dem sie ihre persönlichen Gegenstände einlagern können. Somit müssen wichtige Gerätschaften, wie zum Beispiel der Firmenlaptop, nicht von A nach B transportiert werden.
- Auch das Thema „Ergonomie“ spielt beim Desk Sharing eine wichtige Rolle. Achten Sie darauf, dass sich Tische und Stühle individuell an die Körpergrösse der Nutzer anpassen lassen.
