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Wer sich heutzutage mit dem Thema „Personalführung“ auseinandersetzt, kommt am Feedbackgespräch nicht mehr vorbei. Hierbei handelt es sich um eine hervorragende Möglichkeit, zum Beispiel einen bestimmten Zeitraum, Revue passieren zu lassen und aufzuzeigen, was besonders gut funktioniert hat. Oder eben wo gegebenenfalls Optimierungsbedarf besteht.
Um sicherzustellen, dass Sie wirklich alle Vorteile, mit denen ein modernes Feedbackgespräch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufwarten kann, nutzen, ist es wichtig, auf einige Details zu achten. Denn: Im Laufe der Zeit hat sich hier viel getan. Bei einem effektiven Feedbackgespräch geht es definitiv nicht nur darum, einem Mitarbeiter in Monologform aufzuzeigen, was falsch gelaufen ist.
Wer diese Grundregel als Arbeitgeber verinnerlicht, schafft eine verlässliche Basis dafür, dass alle Beteiligten noch ein wenig besser von einem Austausch dieser Art profitieren können.
Was versteht man unter einem Feedbackgespräch?
Feedbackgespräche werden dazu eingesetzt, um einem Arbeitnehmer Rückmeldung zu geben. Gleichzeitig sollte der betreffende Mitarbeiter die Chance haben, seine Sichtweise aufzuzeigen. So entsteht ein Austausch, der letztendlich dabei helfen kann, die Ziele, die sich das Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen gesteckt hat, zu erreichen.
Die Themen, mit denen sich Feedbackgespräche auseinandersetzen können, stammen aus unterschiedlichen Gebieten. Eventuell geht es darum:
- die Arbeitsleistung des betreffenden Mitarbeiters während einer gewissen Zeitspanne zu bewerten
- den Ablauf eines Projekts in Augenschein zu nehmen
- ein aktuelles Problem zu lösen beziehungsweise weitere Schritte zu planen
- allgemeines Feedback zu geben.
Unabhängig davon, aus welchen Gründen ein Termin für ein Feedbackgespräch anberaumt wird, ist es ratsam, dem eingeladenen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sich entsprechend vorzubereiten. Ist dies nicht der Fall, ist das Risiko, dass der Termin zu einem Monolog führt, bei dem sich der Arbeitnehmer unwohl fühlt, hoch. Als „Grundregel“ gilt: Alle Beteiligten sollen dazu in der Lage sein, sich fundiert zu äussern.
Diese Vorteile ziehen Sie daraus
Feedbackgespräche, die auf Transparenz, Respekt und einer Kommunikation auf Augenhöhe geführt werden, bieten sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern zahlreiche Vorteile. Einige der überzeugendsten Argumente, die aufzeigen, wie wichtig es ist, sich in regelmässigen Abständen zusammenzusetzen, finden Sie in den folgenden Abschnitten.
- Eine umfassende Informationsvermittlung
Im Arbeitsalltag entstehen viele Missverständnisse, weil es Mitarbeitern an einschlägigen Informationen fehlt. Bei einem Feedbackgespräch handelt es sich um eine gute Gelegenheit, um Rückfragen zu verschiedenen Projekten zu stellen. Gleichzeitig spielt die Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit eine wichtige Rolle. Denn: Wer weiss, wie sich seine Rolle in einem bestimmten Projekt einfügt, ist tendenziell oft eher dazu bereit, sich einzubringen.
- Ein hohes Konfliktlösungspotential
Auch in der harmonischsten Geschäftsbeziehung entstehen hin und wieder Konflikte. Wichtig ist es jedoch, sich dessen bewusst zu sein. Denn: Wer weiss, dass Differenzen vorhanden sind, ist dazu in der Lage, diesen entgegenzuwirken. Wenn ein Unternehmen regelmässige Feedbackgespräche einberuft, ist es häufig möglich, Missverständnisse und Ähnliches von vornherein zu vermeiden. Oder anders: Konflikte, die im Idealfall überhaupt nicht erst entstehen, müssen im zweiten Schritt nicht gelöst werden. Hieraus ergibt sich eine merkliche Zeitersparnis.
- Eine gemeinsame Zielsetzung
Arbeitnehmer und Arbeitgeber vertreten häufig unterschiedliche Meinungen, wenn es darum geht, sich gemeinsame Ziele zu setzen. Wie praktisch, dass ein Feedbackgespräch dazu einlädt, sich darüber auszutauschen, ob ein bestimmtes Ziel realistisch ist oder nicht.
- Förderungsoptionen ausloten
Sollte sich im Arbeitsalltag zeigen, dass ein Mitarbeiter nicht dazu in der Lage ist, die Leistungen, die von ihm erwartet werden, abzurufen, könnte es sein, dass die entsprechende Zielsetzung zu ambitioniert ist. Im Rahmen eines Feedbackgesprächs lässt sich in der Regel schnell herausfinden, ob es sich lohnen könnte, in individuelle Förderungsmöglichkeiten zu investieren.
- Mehr Loyalität und Motivation
Arbeitgeber, die in der Vergangenheit bereits mehrere erfolgreiche Feedbackgespräche geführt haben, dürften bemerkt haben, dass es im Rahmen der entsprechenden Termine häufig etwas leichter fällt, an die Arbeitsmoral eines Teams zu appellieren. Immerhin haben Arbeitnehmer hier die Gelegenheit, fernab des allgemeinen (und oft hektischen) Geschäftsbetriebes Rückfragen zu stellen. Je weniger Unklarheiten vorherrschen, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich der betreffende Mitarbeiter mit dem Unternehmen, für das er tätig ist, identifizieren kann.
So unterschiedlich die Vorteile, die mit einem modernen Feedbackgespräch in Verbindung gebracht werden können, sind, gibt es eine Gemeinsamkeit. Sie alle basieren auf der Tatsache, dass im Rahmen eines Feedbackgesprächs ein gewisses Mass an Privatsphäre vorherrscht. Das bedeutet, dass sich Arbeitnehmer keine Gedanken darüber machen müssen, was ihre Kollegen von ihnen denken. Dieser Aspekt bewirkt häufig, dass jedes einzelne Teammitglied etwas offener und authentischer über die aktuelle Ist-Situation im Betrieb spricht.
Welche Fehler sollten Sie beim Feedbackgespräch vermeiden?
Damit alle Beteiligten möglichst umfangreich von einem Feedbackgespräch profitieren können, gilt es, charakteristische Fehler zu vermeiden.
Egal, ob im Start-Up oder im alteingesessenen Unternehmen: Folgende Szenarien lassen sich mit der passenden Vorbereitung ausschliessen.
- Der Mitarbeiter weiss nicht, warum er zum Feedbackgespräch eingeladen wird.
Hierbei handelt es sich um einen absoluten Klassiker, der auch in modernen Unternehmen häufig zum Alltag gehört. Zahlreiche Vorgesetzte gehen per se davon aus, dass ihre Mitarbeiter genau wissen, was sie bei einem Feedbackgespräch erwartet. Immerhin verrät doch bereits die Bezeichnung, dass es darum geht, Feedback zu geben, oder nicht? Allzu oft gerät in Vergessenheit, wie vielseitig besagtes Feedback sein kann. Daher ist es wichtig, seinen Mitarbeitern Anhaltspunkte darüber zu geben, welche Themen genau besprochen werden sollen.
- Kritik wird negativ interpretiert.
Zahlreiche Arbeitnehmer, aber auch Arbeitgeber, zucken bei dem Wort „Kritik“ zusammen. Sie verbinden hiermit negative Gedanken. Kritik bedeutet jedoch lediglich, Feedback zu geben und kann natürlich konstruktiv sein. Daher bietet es sich an, innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren, wie wichtig es ist, sich im Rahmen eines Feedbackgesprächs wertschätzend auszutauschen.
- Das Feedbackgespräch wird nicht ausreichend vorbereitet.
Diese Fehlerquelle hat zur Folge, dass Feedbackgespräche bei Weitem nicht so effektiv werden, wie es eigentlich der Fall sein sollte. Zudem wirken Arbeitgeber, die zu einem Feedbackgespräch einladen und offensichtlich nicht wissen, welche Themen sie als Erstes behandeln sollen, oft unsicher. Erstellen Sie vor jedem Termin am besten eine Art Leitfaden, der sowohl Ihnen als auch denjenigen, mit dem sie das Feedbackgespräch führen, aufzeigt, welche Reihenfolge es einzuhalten gilt. Genau das schafft einen verlässlichen Rahmen und eine Grundstruktur, auf der es aufzubauen gilt.
