Benchmarks im Unternehmen: Wie Sie Ihre Performance messen und verbessern

Sie messen regelmässig den Erfolg Ihrer Marketingkampagnen, aber was sich bei Ihren Mitbewerbern oder in Bezug auf Industriestandards tut, bleibt Ihnen weitgehend verborgen? Auch ein Vergleich Ihrer aktuellen Betriebszahlen mit vergangenen Daten steht noch aus? Das sollten Sie ändern. Um langfristig erfolgreich zu sein, sollten Sie sowhl die eigene Leistung als auch die Ihrer Wettbewerber im Blick haben und branchenspezifische Trends kennen. Doch keine Sorge: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Mit Benchmarking steht Ihnen ein effizientes Tool zur Verfügung, das genau die Daten erfasst, die Sie benötigen.

Was ist Benchmarking?

Der englischsprachige Begriff „Benchmark“ wird mit „Massstab“ übersetzt. Dies hat die Betriebswirtschaft aufgegriffen und mit Benchmarks Standards für Vergleichsmassstäbe geschaffen. So handelt es sich bei Benchmarking um den Prozess einer Vergleichsanalyse festgelegter Messgrössen. Diese allerdings müssen Sie für ihre individuellen Vorhaben selbst definieren. Denn Erfolg lässt sich auf unterschiedliche Art interpretieren.

Die hohe Effizienz von Benchmarking-Analysen gegenüber herkömmlichen Vergleichswerkzeugen beruht auf ihren datengesteuerten Verfahren. Sie liefern zuverlässige Anhaltspunkte zur Ermittlung eigener Erfolgsmassstäbe und durchdachte Benchmarks Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Mit ihnen können Sie

• Erfolg individuell definieren und Ziele präzise artikulieren.
• massgeschneiderte Arbeitsstandards für maximale Effizienz formulieren.
• ineffektive Arbeitsmethoden aufdecken und abschaffen.
• Trends frühzeitig erkennen und nutzen.
• höhere Standards für die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen festlegen. 
• Mitbewerber beobachten und künftige Schritte voraussehen.
• Ihren Mitarbeitern gegenüber die an sie gestellten Erwartungen begründen und damit motivieren statt befehlen.
• sich in Zeiten des Fachkräftemangels als moderner Arbeitgeber positionieren.

Welche Arten des Benchmarkings gibt es?

Benchmarking-Methoden lassen sich in zahlreichen Bereichen anwenden – die Benchmarks selbst müssen Sie jedoch eigenständig erstellen. Und dazu wissen, was Sie überhaupt vergleichen möchten. Bei der Entscheidung helfen Ihnen die verschiedenen Arten von Benchmarking. Dabei fehlt es an einer allgemeingültigen Unterteilung des betriebswissenschaftlichen Werkzeugs. Bereichsanzahlen und Begrifflichkeiten schwanken. Allgemein lassen sie sich wie folgt aufgliedern:

Internes Benchmarking

Internes Benchmarking eignet sich ideal für erste Benchmarking-Analysen. Denn Sie vergleichen ausschliesslich interne Unternehmensdaten, die sich entsprechend leicht beschaffen lassen. Dabei können Sie

• einzelne Abteilungen untereinander oder dieselbe Abteilung nach Zeiträumen vergleichen.
• geschäftliche Leistungskennzahlen und das Erreichen von Zielvorhaben überprüfen.
• effiziente Vorhaben auf die Gründe ihres Erfolges untersuchen.

Sie widmen sich reibungslosen Abläufen und Problemfällen, identifizieren Schlüsselwerte wie Fehltage, Überstunden, Arbeitsatmosphäre, Umsatz oder Gewinn.

Performance Benchmarking dient ausschliesslich der Leistungsorientierung. Hier vergleichen Sie zahlreiche interne Leistungskennzahlen untereinander: Von Ihrer Beliebtheit in den sozialen Medien bis zu Ihrem Ruf als Arbeitgeber.

Externes Benchmarking

Beim externen, funktionalen oder Prozess-Benchmarking zielen Sie weiterhin auf die Optimierung interner Abläufe ab – jedoch nicht nur auf Basis Ihrer eigenen Daten. Stattdessen richten Sie den Blick über die Grenzen Ihres Unternehmens hinaus. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Prozesse besser zu bewerten und von branchenfremden Unternehmen oder anderen Kulturen zu lernen, anstatt direkt von der Konkurrenz. Wichtig ist nur, dass die grundlegenden Prozessstrukturen vergleichbar sind – was häufiger der Fall ist, als man denkt. Viele Unternehmen arbeiten beispielsweise an effizienteren Logistiklösungen oder Vermarktungsmethoden. Externes Benchmarking hilft Ihnen, solche Firmen zu identifizieren und einen wertvollen Informationsaustausch zu fördern.

Wettbewerbsorientiertes Benchmarking

Die dritte Art von Benchmarking ist als strategisches oder wettbewerbsorientiertes Benchmarking bekannt. Hier werfen Sie den Blick erneut nach aussen – diesmal jedoch suchen Sie den direkten Vergleich mit Ihrer Konkurrenz. Dies ist kompliziert, da Mitbewerber ihre Unternehmensdaten nicht unbedingt freiwillig mitteilen. Sie müssen diese also durch Dritte beziehen. Doch der Aufwand lohnt. Der Vergleich Ihrer Ansätze mit konkurrierenden Geschäftsmodellen zeigt Ihnen, wo Sie stehen, womit andere erfolgreich sind, was sich nachzuahmen lohnt. Sie erkennen Trends – und können sich langfristig Wettbewerbsvorteile verschaffen.

Der Benchmarking-Prozess: So identifizieren Sie Schwachstellen und Potenziale

Sie wissen nun, dass relevante Benchmarks Ihren Unternehmenserfolg auf die nächste Stufe heben können. Doch zuvor müssen Sie den Prozess Ihrer Benchmarking-Analyse für ein maximal effizientes Ergebnis noch gestalten. Hierbei hilft Ihnen mit dem Fünf-Phasen-Konzept eine gängige Benchmarking-Methode. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt die optimale Vorgehensweise.

Zielsetzung

Eine durchdachte Planung ist das A und O. Bestimmen Sie genau, wofür Sie Benchmarks nutzen möchten. Beginnen Sie mit Kernaktivitäten, also mit den Projekten, die Ihren Unternehmenserfolg in besonderem Masse beeinflussen. Achten Sie dabei darauf, dass

• Ihre Aktivitäten vergleichbar sind – es sich also um messbare Zahlen handelt.
• Ihre Optimierungsmethoden eines Prozesses nicht zum Nachteil anderer interner Performances führen.

Benchmarkwahl

Nun geht es die Art Ihres Benchmarkings. Möchten Sie mit einem internen Benchmarking beginnen, externe Daten von der Konkurrenz oder branchenfremden Firmen beziehen? Nur Sie können entscheiden, woran Sie die Leistung Ihres Unternehmens messen möchten.

Datenerhebung

Wie gelangen Sie zu Ihren gewünschten Daten? Abhängig von der Art Ihres gewählten Benchmarkings handelt es sich um eine von zwei Erhebungsweisen:

• Primäre Daten folgen aus erster Hand – sämtliche internen Unternehmensdaten sowie all solche, die Sie direkt selbst beziehen.
• Sekundäre Informationen erhalten Sie aus Internetrecherchen, Zeitungsartikeln, Statistiken oder Umfragen. Überprüfen Sie unbedingt die Vertrauenswürdigkeit Ihrer Quelle!

Benchmarkvergleich

Nun geht es an die Analyse Ihrer Benchmarks. Vergleichen Sie die Datensammlung mit aktuellen Leistungen durch die Gegenüberstellung von Tabellen oder Grafiken. So ersehen Sie umgehend auffallende Abweichungen und deutliche Trends. Sie erkennen Positives ebenso wie Lücken, die Sie nachfolgend schliessen können.

Handlungsempfehlungsformulierung

Haben Sie Ihre aktuelle Situation identifiziert, geht es an die Massnahmenentwicklung. Bestimmen Sie, wie Sie Ihre Benchmarks verwenden, implementieren und als neue Standards festlegen möchten. Ihr Plan sollte

• Vorhaben,
• Verantwortlichkeiten,
• Fristen

enthalten. Beraten Sie sich dazu mit Ihrer Führungsebene oder anderen Arbeitgebern.Stellen Sie ausreichende personelle, zeitliche und anderweitige Ressourcen zur Massnahmenumsetzung sicher.Und vergessen Sie nie: Benchmarking ist zwar einfortlaufender Prozess. Doch er muss für jedes neue Projekt erneut erstellt werden.