Outsourcing optimal nutzen: Vorteile und Risiken der Auslagerung von Geschäftsprozessen

Beim Outsourcing geht es darum, Aufgaben an externe Dienstleister abzugeben. Hieraus ergibt sich oft eine merkliche Erleichterung für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Wer allerdings die Vorteile, die Outsourcing mit sich bringen kann, optimal nutzen möchte, sollte einige Details beachten. Denn: Outsourcing kann auch mit der ein oder anderen Herausforderung verbunden sein. 

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Faktoren wichtig werden und wann es sinnvoll ist, verschiedene Aufgaben auszulagern. 

Was bedeutet Outsourcing?

In vielen Unternehmen hat Outsourcing in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. In einer Zeit, in der die so oft zitierte Work-Life-Balance für viele Menschen wichtiger denn je geworden ist und zahlreiche Menschen ein Bewusstsein dafür entwickelt haben, dass Stress krank machen kann, stehen auch etliche Unternehmen diesem Thema offener gegenüber. 

Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich beim Outsourcing um ein Auslagern von Tätigkeiten an externe Dienstleister. Ein typisches Beispiel: Ein Unternehmen findet nicht mehr die Zeit, sich selbst um seine Buchhaltung zu kümmern und sourct die entsprechenden Bereiche rund um das Buchen von Rechnungen und Co. einfach aus. Gleichzeitig ist es natürlich auch möglich, Projekte, den Bereich HR oder andere Arbeiten abzugeben. Im Gegensatz zum Delegieren werden die entsprechenden Tätigkeiten beim Outsourcing jedoch immer extern durchgeführt. 

Das sind die Vor- und Nachteile von Outsourcing

Outsourcing bietet Unternehmen sowohl Vor- als auch Nachteile. Wenn Sie sich dementsprechend gerade überlegen, einzelne Teilbereiche abzugeben, ist es sinnvoll, sich mit den folgenden Faktoren auseinanderzusetzen.

Wer „richtig“ outsourct und nach einem klaren Schema vorgeht, das optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens und die Kompetenzen der Mitarbeiter angepasst wurde, profitiert unter anderem von:

• (oft) niedrigeren Kosten, da es sich bei externen Dienstleistern oft um Experten auf dem jeweiligen Gebiet handelt, die die entsprechenden Arbeiten mitunter schneller erledigen können
• einer überzeugenden Planbarkeit
• einem qualitativ hochwertigen Ergebnis
• der Möglichkeit, sich auf sein Kerngeschäft zu fokussieren und die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. 

Wie so oft gibt es jedoch auch die berühmte Kehrseite der Medaille. Denn: Outsourcing ist mitunter mit Herausforderungen beziehungsweise mit Nachteilen verbunden:

• Wer immer wieder auf externe Dienstleister setzt, riskiert, dass seine eigenen Mitarbeiter nicht umfassend in den Prozess mit eingebunden werden. Dies kann dazu führen, dass sie das Verhältnis zum Produkt verlieren. 
• Damit externe Dienstleister tätig werden können, benötigen Sie oft umfangreiches Hintergrundwissen. Das bedeutet, dass das Unternehmen, das outsourct, mitunter sensible Daten teilen muss. 
• Zu guter Letzt sind Unternehmen, die outsourcen, von den jeweiligen Dienstleistern abhängig. 

Dementsprechend sollte jedes Unternehmen selbst für sich abwägen, ob und welche Bereiche es wert sind beziehungsweise sich dazu anbieten, in fremde Hände abgegeben zu werden. 

Was können Beispiele für Outsourcing sein?

Oft hilft es, sich mit praktischen Beispielen aus dem Alltag auseinanderzusetzen, wenn es darum geht, Outsourcing mit all seinen Facetten noch besser zu verstehen. 

Typische Beispiele für Outsourcing in unterschiedlichen Branchen sind unter anderem:

• Die externe Produktion von Artikeln, wie zum Beispiel Kleidung. Hier entwerfen die Firmen die entsprechenden Designs und beauftragen dann externe Unternehmen damit, diese für sie umzusetzen.
• Human Resources Outsourcing, in dessen Zusammenhang ein Unternehmen damit beauftragt wird, Stellenausschreibungen zu schalten und in Bezug auf die Bewerber eine Art Vorauswahl zu treffen.
• Eine externe Buchhaltung, die Unternehmen den Rücken freihält, so dass sie sich weiterhin auf ihr ganz normales Tagesgeschäft fokussieren können, ohne sich über das richtige Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben Gedanken machen zu müssen. 
• Die Zusammenarbeit mit einer Marketingagentur, bei der Experten individuelle Werbekonzepte für ihre Kunden entwickeln, die genau an die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe angepasst wurden. 

Obwohl sich diese Beispiele im ersten Moment ein wenig standardisiert anhören mögen, zeigt sich beim Thema „Outsourcing“ immer wieder, dass es durchaus möglich ist, hier individuell vorzugehen. So bieten zahlreiche externe Unternehmen die Möglichkeit, sich seine ganz persönlichen „Leistungspakete“ selbst zusammenzustellen – und zwar genau so, dass sie optimal zu den jeweiligen Kapazitäten passen. 

Wann ist es sinnvoll, Bereiche outzusourcen?

Leider ist es nicht möglich, diese Frage standardisiert zu beantworten. Während manche Unternehmen erst dann outsourcen, wenn sie bemerken, dass sie ihre eigenen Leistungsgrenzen schon lange überschritten haben, ziehen andere vergleichsweise früh die Reissleine. 

Letztendlich entscheidet jeder selbst, wann es an der Zeit ist, Aufgaben abzugeben. Die folgenden Informationen können jedoch dabei helfen, das Für und Wider beim Outsourcing gegeneinander abzuwägen und sich fundiert zu entscheiden. 

• Outsourcing kann dabei helfen, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern. Dies liegt daran, dass die Mitarbeiter von Unternehmen, die sich hier als Unterstützung anbieten, oft erfahrene Experten auf ihrem jeweiligen Gebiet sind und genau wissen, wo sie ansetzen müssen, um innerhalb möglichst kurzer Zeit Erfolge zu erreichen. 
• Mit effektivem Outsourcing ist oft eine hohe Kostenersparnis verbunden – unter anderem, weil es nicht nötig ist, sein eigenes Personal in den jeweiligen Bereichen einzusetzen und weil sich die eigenen Mitarbeiter dementsprechend auf ihren Aufgabenbereich fokussieren können.
• Zu guter Letzt lassen sich Prozesse auf der Basis von Outsourcing oft besser planen. Hieraus ergibt sich eine bessere Skalierbarkeit und das gute Gefühl, die zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal nutzen zu können. Hierbei handelt es sich um einen Vorteil, auf dessen Basis es unter anderem möglich ist, saisonalen Schwankungen entgegenzuwirken. 

Zusatztipp: Wer die Vorteile von Outsourcing noch gezielter nutzen möchte, sollte sich vor einer entsprechenden Zusammenarbeit Gedanken über seine eigenen Erwartungen machen. Soll beispielsweise ein kompletter Teilbereich outgesourct werden oder geht es darum, nur einzelne, besonders präzise formulierte Aufgaben abzugeben? Und welche Ansprüche bestehen in Bezug auf eine möglichst hohe Flexibilität? Sollen die Dienstleistungen des externen Anbieters weitestgehend spontan gekündigt werden können oder ist ohnehin eine Zusammenarbeit über mehrere Monate hinweg geplant? 

Mit den Antworten auf diese und weitere Fragen im Hinterkopf dürfte es noch etwas leichter fallen, einen Dienstleister zu finden, der den eigenen Erwartungen entspricht.