Einladung zum Vorstellungsgespräch: Tipps für eine überzeugende Ansprache potenzieller Kandidaten

Sie haben eine Stelle ausgeschrieben, zahlreiche vielversprechende Bewerbungen erhalten und möchten nun einige Bewerber mit einer Einladung zum Vorstellungsgespräch ansprechen? In diesem Fall ist es heutzutage wichtiger denn je, auf einige Details zu achten. In Zeiten des Fachkräftemangels haben viele Menschen die Möglichkeit, sich das Unternehmen, für das sie tätig sein möchten, auszusuchen. Sie erhalten auf ihre Bewerbungen dementsprechend gleich mehrere Einladungen zum Vorstellungsgespräch und können aus den Vollen schöpfen. Umso wichtiger ist es, sich von der Masse der anderen Arbeitgeber abzuheben und von Anfang an einen guten Eindruck zu hinterlassen. 

Aber warum eigentlich? Warum hat es manchmal den Anschein, als würden sich Arbeitgeber bei Arbeitnehmern bewerben (und nicht umgekehrt)? Und wie sieht eigentlich das „perfekte Einladungsschreiben“ aus? 

Die folgenden Abschnitte beantworten diese und weitere Fragen ausführlich. 

Wieso ist eine gute Einladung zum Vorstellungsgespräch so wichtig? 

Bei einer Einladung zum Bewerbungsgespräch handelt es sich um weitaus mehr als nur ein Mittel zum Zweck. Vielmehr geht es darum, mit diesem wichtigen Schriftstück echtes Interesse an einem Bewerber zu bekunden. Viele Menschen haben durchaus ein feines Gespür dafür, ob über eine solche Einladung lediglich ein Text „abgespult“ wird, oder ob sich der Absender tatsächlich Gedanken gemacht hat und dem Adressaten Wertschätzung entgegenbringt. 

Die folgenden Gründe zeigen auf, warum eine gute Einladung zum Vorstellungsgespräch so wichtig ist: 

1. Besagte Einladung kann einen grossen Teil dazu beitragen, dass sich der Bewerber während des Bewerbungsprozesses wohlfühlt. Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Touchpoint, an dem beispielsweise hochqualifizierte Fachkräfte immer noch die Möglichkeit haben, sich für ein anderes Unternehmen zu entscheiden und den Termin abzusagen. 
2. Eine gute Einladung trägt das Potenzial in sich, die Arbeitgeberattraktivität positiv zu beeinflussen. Und genau das kann sich auf das Image des betreffenden Unternehmens auswirken. Demnach handelt es sich hierbei um einen wichtigen Bestandteil des Employer Brandings und um eine gute Möglichkeit, sich als beliebte Anlaufstelle für motivierte Bewerber in Szene zu setzen. 
3. Mithilfe einer guten Einladung lässt sich ein besonderer USP schaffen. Nur die wenigsten Bewerber dürften sich ausschliesslich bei einem Unternehmen bewerben. Das bedeutet, dass sie im Zuge ihrer Employer Journey mehrere Einladungsschreiben miteinander vergleichen können. Wer es hier schafft, sich abzuheben, kann sich von vornherein gute Chancen auf Gespräche mit besonders qualifizierten Bewerbern sichern. 

Das gehört alles ins Einladungsschreiben

Wichtig ist es, einem Einladungsschreiben immer eine persönliche Note zu verleihen. Gleichzeitig gibt es einige Details, die jedes Dokument beinhalten sollte. Die folgenden Inhalte beziehungsweise Informationen machen ein Einladungsschreiben perfekt: 

• Ein kurzer Einleitungssatz, in dem sich das Unternehmen bei dem Bewerber bedankt
• Die eigentliche Einladung zum Bewerbungsgespräch (inklusive Tag und Uhrzeit und dem Verweis auf den Ort, an dem das Bewerbungsgespräch stattfinden wird)
• Der Name des Gesprächsteilnehmers/ die Namen der Gesprächsteilnehmer
• Infos zum Ablauf des Gesprächs, so dass sich der Bewerber vorbereiten kann
• Ein Ansprechpartner für Rückfragen oder etwaige Planänderungen
• Eine Bitte um Terminbestätigung
• Informationen darüber, ob das Unternehmen die Fahrtkosten erstattet.

„Ganz nebenbei“ empfiehlt es sich, auf die Art der Formulierungen zu achten, um im Idealfall einen sympathischen Eindruck zu erwecken. Gegebenenfalls bietet es sich auch an, sich stiltechnisch an der Corporate Identity zu orientieren, um möglichst authentisch zu bleiben. Auf diese Weise entsteht beim Bewerber schnell ein „rundes Bild“, auf dem sich im Rahmen des Bewerbungsgesprächs noch weiter aufbauen lässt. 

Diese Tipps sollten Sie bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch beachten

Sie möchten mit Ihrem Einladungsschreiben zum Bewerbungsgespräch einen bleibenden Eindruck hinterlassen? In diesem Fall kann es sich lohnen, auf die folgenden Tipps zu setzen. Diese lassen sich weitestgehend unabhängig von der Unternehmensphilosophie und der jeweiligen Branche nutzen, um sich noch vor einem möglichen ersten Arbeitstag als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. 

Tipp Nr. 1: Achten Sie auf eine vollständige Einladung

Die Aufzählung unter „Das gehört alles ins Einladungsschreiben“ hat aufgezeigt, welche Informationen eine Einladung zum Bewerbungsgespräch beinhalten sollte. Wichtig ist, dass keine Fragen, wie zum Beispiel „Wann muss ich wo sein?“ und „Mit wem werde ich sprechen?“ offen bleiben. Sollte sich im Rahmen des Bewerbungsprozesses zeigen, dass immer wieder Rückfragen entstehen, ist es gegebenenfalls an der Zeit, die Einladung anzupassen. 

Tipp Nr. 2: Sprechen Sie den Adressaten persönlich an und verzichten Sie auf Floskeln

Versuchen Sie, im Idealfall an mindestens einer Stelle auf die Bewerbung des Adressaten einzugehen, indem Sie ihn zum Beispiel persönlich mit Namen ansprechen oder auf eine besondere Station in seinem Lebenslauf hinweisen. Auch, wenn es manchmal nötig ist, etwas Zeit zu investieren, zeigt sich schnell, dass es auf diese Weise möglich ist, sich als interessierter Arbeitgeber in spe zu präsentieren. 

Tipp Nr. 3: Laden Sie nur vielversprechende Bewerber ein

Manche Stellenausschreibungen sind so attraktiv, dass sie vergleichsweise viele Bewerber anziehen. Hier ist es wichtig, eine Art Vorauswahl zu treffen. Überlegen Sie sich vorher, wie Ihr „perfekter Bewerber“ aussehen soll und sortieren Sie dann aus. 

Tipp Nr. 4: Planen Sie für jedes Bewerbungsgespräch ausreichend Zeit ein

Ein Bewerbungsgespräch sollte nie unter Zeitdruck stattfinden. Selbst dann, wenn Sie keinen festen Rahmen vorgegeben haben, dürfte Ihr Gegenüber schnell bemerken, wenn Sie gehetzt erscheinen und es nicht abwarten können, bis er aufsteht, um sich zu verabschieden. Daher ist es im Zweifel sinnvoll, lieber ein wenig mehr Zeit einzuplanen. Somit haben Sie – zum Beispiel an einem Tag, an dem Sie mehrere Bewerbungsgespräche führen – die Chance, sich immer wieder aufs Neue auf den nächsten Bewerber vorzubereiten. 

Tipp Nr. 5: Bleiben Sie in Bezug auf die Terminfindung flexibel

Sicherlich wäre es ein wenig zu optimistisch gedacht, anzunehmen, dass jeder Bewerber genau dann Zeit hat, wenn Sie Zeit haben. Verweisen Sie in Ihren Einladungen zum Bewerbungsgespräch daher am besten immer darauf, dass sich der Adressat bei Ihnen melden soll, wenn er am vorgeschlagenen Termin verhindert ist und dass Sie gern einen Ausweichtermin finden können.