Jour fixe: Definition, Regeln und Durchführung

Für viele Unternehmen hat der Jour fixe eine besondere Bedeutung. Vereinfacht ausgedrückt, handelt es sich hierbei um einen Termin, der im gewissen Turnus stattfindet, um zum Beispiel wichtige Details des Arbeitsalltags zu besprechen. 

Einer der klassischsten Einsatzbereiche ist hierbei sicherlich das Projektmanagement. Hier können Meetings dabei helfen, alle Beteiligten auf den aktuellen Stand zu bringen. 

Aber worin liegen eigentlich die Vorteile eines Jour fixe? Und worauf sollte man achten, wenn man sich vorgenommen hat, diese Termine in den Unternehmensalltag zu integrieren? 

Die folgenden Abschnitte liefern Antworten auf diese und viele weitere Fragen. Gleichzeitig zeigen sie, dass es mit Hilfe gewisser Regelmässigkeiten oft möglich ist, ein Unternehmen Schritt für Schritt weiter nach vorne zu bringen. 

Was versteht man unter «Jour fixe»?

„Jour fixe“ bedeutet so viel wie „fester Tag“. An diesem treffen sich beispielsweise all die Mitarbeiter und Vorgesetzten, die in ein bestimmtes Projekt involviert sind, um sich abzustimmen. Wichtig ist hierbei unter anderem der Aspekt der Regelmässigkeit. Das bedeutet: Unabhängig davon, ob im Rahmen des Meetings eine lange Liste an Punkten abgearbeitet werden muss oder ob die Themen eher „übersichtlich“ sind: Die gemeinsamen Zusammenkünfte und Besprechungen nehmen einen wichtigen Platz im Büro-Alltag ein. 

Gleichzeitig gilt es, den Ablauf eines Jour fixe Meetings strukturiert zu gestalten. Somit können Sie sicherstellen, dass Sie die Zeit, die Ihnen und Ihrem Team zur Verfügung steht, optimal und effizient nutzen. Hierbei kann es sinnvoll sein, die Agenda vorab festzulegen, damit alle, die teilnehmen werden, die Chance haben, sich vorzubereiten. (Weitere Tipps zur Durchführung eines Jour fixe finden Sie im letzten Abschnitt.)

Wie oft ein Jour fixe stattfindet, ist von verschiedenen Details abhängig. Manche Projekte erfordern eine engere Taktung als andere. Und natürlich ist es auch möglich, die Intervalle zwischen den verschiedenen Meetings bei Bedarf zu verändern. 

Was sind die Vorteile eines Jour fixe?

Die Durchführung von Jour fixe-Terminen bietet zahlreiche Vorteile auf unterschiedlichen Ebenen. Feste Treffen dieser Art bilden die Grundlage dafür, dass wichtige Themen strukturiert besprochen, offene Fragen geklärt und aktuelle Entwicklungen zeitnah kommuniziert werden können.

Wenn alle Beteiligten wissen, worauf es zu achten gilt, können sie unter anderem von den folgenden Vorteilen profitieren: 

• Alle Teammitglieder wissen genau, an welchem Punkt sich ein Projekt gerade befindet. 
• Im Zusammenhang mit verschiedenen Themen lassen sich gemeinsam (!) Schwerpunkte ausmachen, an denen dann alle Beteiligten noch strukturierter arbeiten können. 
• Oft fällt es leichter, die Feedbackkultur eines Unternehmens zu optimieren. 
• Die Kommunikation zwischen einzelnen Teammitgliedern (und den Vorgesetzten) gestaltet sich einfacher. 
• Auf der Basis gemeinsamen Brainstormings können kreative und effiziente Lösungen besprochen werden. 
• Meetingtermine werden klarer strukturiert. 
• Die Teilnehmer wissen oft lange im Vorfeld, welche Termine sie sich freihalten müssen und können Meetings besser in ihren Arbeitsalltag einplanen. 
• Entscheidungsprozesse können oft verkürzt werden. 

Kurz: Es lohnt sich aus unterschiedlichen Gründen, sich mit dem Thema „Jour fixe“ auseinanderzusetzen – sowohl als Start-Up als auch als erfahrenes Unternehmen. Hierbei handelt es sich keineswegs um eine Art „Zwang“, sondern vielmehr um einen praktischen Rahmen, der es erlaubt, mehr Personen in Entscheidungsprozesse zu integrieren und den passenden Rahmen für schnelle Problemlösungen zu schaffen. 

Diese Tipps und Regeln zur Durchführung sollten Sie kennen

Um sicherzustellen, dass Sie in vollem Umfang von Ihrem Jour fixe profitieren können, ist es wichtig, einige Regeln und Tipps zu beachten. Diese bilden die Grundlage für genau die Regelmässigkeit, die Ihnen am Ende dabei helfen kann, in Ihrem Unternehmen noch erfolgreicher zu arbeiten. 

• Ein fester Termin für den Jour fixe

Wie die Bezeichnung schon sagt, sollte der Jour fixe tatsächlich „fix“ sein. Genau das sorgt für Planbarkeit und Kontinuität in den Abläufen. Tag und Uhrzeit sollten so liegen, dass alle Beteiligten problemlos teilnehmen können und es zu keinen Kollisionen mit anderen wichtigen Meetings oder Terminen kommt. Somit wird der Jour fixe schnell zur Routine und zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags. Im Idealfall ist der Termin langfristig im Voraus bekannt, so dass sich alle entsprechend vorbereiten können. 

• Klar definierte Ziele

Klare Ziele und eine strukturierte Agenda sind für einen effektiven Jour fixe unerlässlich. Somit erhält das Treffen eine strukturierte Richtung. Basierend auf einer entsprechenden Agenda lässt sich sicherstellen, dass alle wichtigen Punkte angesprochen werden und sich alle Beteiligten angemessen vorbereiten und konstruktiv an den Diskussionen teilnehmen können. 

• Das Einhalten von Terminen und Vorgaben

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter von vornherein dahingehend, dass es sich bei einem Jour fixe nicht um ein „Nice to have“ handelt. Wichtig ist es dementsprechend, pünktlich zu sein und die Zeit und Dauer des Treffens korrekt einzuschätzen. Verspätungen können den gesamten Zeitplan durcheinanderbringen und die Konzentration der Teilnehmenden beeinträchtigen. Wer noch einen Schritt weitergehen möchte, kann unter anderem einen Timer oder eine Uhr nutzen, um den Zeitrahmen im Blick zu behalten. Indem Sie die Zeitvorgaben respektieren, signalisieren Sie immer auch eine gewisse Form der Wertschätzung. Oder anders: Ein strukturierter Zeitplan trägt dazu bei, dass wichtige Themen diskutiert werden können, ohne den Tagesablauf der Mitarbeiter allzu stark zu beeinflussen.

• Alle Meeting-Teilnehmer sollten sich einbringen

Diejenigen, die das volle Potenzial eines Jour fixe ausschöpfen möchten, sollten darauf achten, dass alle Teilnehmer aktiv dabei sind. Jeder sollte die Möglichkeit haben, seine Gedanken zu teilen, Fragen zu stellen und konstruktive Beiträge zu leisten. Eine offene und engagierte Teilnahme kann den Austausch von Ideen fördern, die Teamdynamik verbessern und zur effektiven Lösungsfindung beitragen. Ganz nebenbei schaffen Sie auf diese Weise ein inklusives Umfeld, das sich positiv auf die Motivation der Teammitglieder auswirkt. 

• Aufgaben und Ergebnisse des Jour fixe dokumentieren

Die Dokumentation von Beschlüssen und Aufgaben nach jedem Jour fixe ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Meetings dieser Art. Somit schaffen Sie eine klare Nachverfolgbarkeit und Transparenz der Beschlüsse. Einschlägige Tools helfen dabei, die einzelnen Details noch übersichtlicher festzuhalten. Diese Dokumentation dient nicht nur als Gedächtnisstütze, sondern auch als Leitfaden für zukünftige Schritte und Entscheidungen.